Aus aktuellem Anlaß möchten wir kurz die Organisation von Touren und Treffen vorstellen und eine Änderung aufgrund des Komfortzuschlages bekannt geben.

Wir treffen uns im Event-Team einmal wöchenlich zu einer Telefonkonferenz um über aktuelle und neue Events zu sprechen. Wir überlegen gemeinsam welche Touren und Treffen wir veranstalten könnten und legen diese dann meist weit im vorraus fest. Dann wird festgelegt wer das Treffen organisiert. Dieses Mitglied aus dem Event-Team ist dann alleinigst dafür verantwortlich und auch im Event-Beitrag unten angegeben. Andere Mitglieder aus dem Event-Team, selbst wenn sie ebenfalls teilnehmen, sind ganz normale Teilnehmer wie alle anderen auch und haben mit der Organisation nichts zu tun. Die Verantwortlichkeiten auf mehrere Personen aufzuteilen hat in der Vergangenheit nur Probleme gemacht.

Bei Treffen bedeutet das die Auswertung der Buchungen, Kauf von Eintrittskarten, Organision vor Ort, oMS, Gruppenfoto, Nachbuchungen und Event-Archiv. Bei Touren ist weit mehr zu tun, Kontakt mit den Parks, Tagesberichte, Busplan, Hotelplan und so weiter.

Die Kalkulation macht bei Reisen unser Veranstalter Funtours, hier kann von onride niemand reinreden, denn Preise für Hotels, Bus, Eintritte lassen sich schlecht wegdiskutieren. Gemeinsam mit dem Betreiber wird ein gewisses Polster einkalkuliert für Unvorhersehbarkeiten, Kurschwankungen oder Ähnliches. Vor Ort, wenn die tatsächliche Kalkulation fest steht geben wir das Polster dann für Zusatzleistungen aus und lassen oft sogar noch darüber hinaus etwas springen, wie auf der Westküstentour wieder geschehen. Die Kalkulation ist hier alleinigst Angelegenheit der Geschäftsführer von Funtours und onride. Weitere Personen, selbst der Organisator, haben keinen Einblick.

Bei Tagestreffen schlagen wir meist pauschal 3 bis 5 Euro auf um unsere Fixkosten zu decken. Das besprechen wir gemeinsam im Team. Dabei ist der Event-Beitrag höher, wenn es Sonderprogramme gibt. Leider kann man das im Vorhinein oft schlecht wissen. Wenn wir mit 50 Leuten rechnen und eine oFT einplanen, sich dann aber nur 15 Leute anmelden, fällt der Event-Beitrag zu hoch aus. Da können wir es gut verstehen, wenn niemand Interesse hat für 4 Euro ein Halloween Event zu buchen, dann aber viele trotzdem im Park sind. Für diese Fälle war eigentlich die Nachbuchungsmöglichkeit gedacht, aber wer wird schon 4 Euro nachbuchen ohne jeglichen Mehrwert?

Da wir jetzt einen Teil unserer Fixkosten über den Komfortzuschlag deckeln haben wir beschlossen bei einfachen Tagestreffen die Eventgebühr zu senken, auch um wieder mehr Teilnehmer zu diesen Events zu locken. Wir berechnen jetzt 1 Euro als Event-Gebühr inklusive oMS, das Namensschild kann freiwillig für 1 Euro dazugebucht werden. Wir haben soeben alle Buchungen der beiden Halloween-Treffen storniert und die Preise angepasst. Wir bitten alle Teilnehmer, ob vorher gebucht oder am Tage dazugestossen, die Treffen jetzt erneut zu buchen. Für bereits bezahlte Beträge gibt es in den nächsten Tagen eine Gutschrift.

Volker und das Event-Team

Aufwendige Treffen oder Treffen mit Übernachtung werden wir ab sofort auch im Preis senken. So berechnen wir für das aktuelle Zwei-Tagestreffen zur Saisoneröffnung lediglich 3 Euro Event-Gebühr. Darin enthalten ist bereits oMS und Namensschild für 1 Euro sowie eine Rabatt von 1 Euro für alle Mitglieder, die den Komfortzuschlag gebucht haben. Den Rest planen wir ein für einen Präsentkorb für den Park als Dankeschön für ein vielleicht statt findendes Sonderprogramm. Und leider sind die Körbe teuer geworden, so dass ich mich unter 50 Euro schäme diesen zu überreichen. Je nach Anzahl der Teilnehmer kann es dann auch passieren, dass wir spontan zum Grillen noch 2-3 Kisten Cola mitbringen. Was ich sagen will: Wir nehmen die Event-Gebühr im groben nur um die tatsächlichen Kosten des Events zu decken. Das war zwar nie anders, denn wir haben immer hier und da versucht etwas zusätzlich springen zu lassen, wir legen aber in Zeiten des Komfortzuschlages darauf Wert dieses ausdrücklich zu betonen.